Vordrucke

Zur Sicherstellung eines reibungslosen und effizienten Ablaufs des beleghaften Zahlungsverkehrs befasst sich Die Deutsche Kreditwirtschaft mit der Überarbeitung und Aktualisierung der „Richtlinien für einheitliche Zahlungsverkehrsvordrucke“. Diese „Richtlinien für einheitliche Zahlungsverkehrsvordrucke“ bilden auch für die Industrie die Grundlage für die Entwicklung von Bearbeitungssystemen.

Diese Richtlinien umfassen derzeit die folgenden Zahlungsverkehrsvordrucke:

  • Überweisungsvordrucke
  • Scheckvordrucke
  • neutrale Zahlungsverkehrsvordrucke (inkl. SEPA-Überweisungsvordrucke)

Darin sind neben den spezifischen Angaben (wie z.B. Feldpositionen und Leittexte) auch die allgemeinen Spezifikationen (u.a. Papier- und Druckspezifikationen, Formate) enthalten.

Zahlungsempfänger wie beispielsweise Firmenkunden, öffentliche Kassen, Vereine, die eine große Anzahl von Rechnungen, Mahnschreiben und andere Zahlungsaufforderungen versenden, können ihren Schreiben neutrale SEPA-Überweisungs-/ Zahlscheinvordrucke oder neutrale Überweisungs-/Zahlscheinvordrucke beifügen.

Zweck und Vorteile der neutralen Überweisungs-/Zahlscheinvordrucke:
Die für Ihre Buchung notwendigen internen Referenzdaten können bei diesen neutralen Vordrucken durch den Zahlungsempfänger bereits angedruckt werden. Die maßgeblichen Bestimmungen für die Herstellung solcher Vordrucke sind in den „Richtlinien für einheitliche Zahlungsverkehrsvordrucke (2016)“ enthalten.

Für die Zahlungsempfänger fördert und beschleunigt die Verwendung von neutralen Überweisungs-/Zahlscheinvordrucken den Zahlungseingang und dessen Verarbeitung.

Selbsterstellte Vordrucke sollten die Vorgaben dieser Richtlinien berücksichtigen, um eine reibungslose Bearbeitung seitens des Kreditinstitutes/ Zahlungsdienstleisters zu ermöglichen und somit die Bearbeitungskosten und Laufzeiten niedrig zu halten.

Anmerkungen zu den Richtlinien

Die farbliche Übereinstimmung der herzustellenden Vordrucke kann nicht über die elektronische Fassung der Richtlinien für einheitliche Zahlungsverkehrsvordrucke, sondern nur über den direkten Vergleich mit den in der Richtlinien-Broschüre im Anschluss an das Verzeichnis der Abbildungen im 1:1-Maßstab dargestellten Vordruckabbildungen sichergestellt werden. Nur diese Abbildungen der Maßblätter im 1:1-Verhältnis dienen als verbindliche visuelle Farbvorlage. Die Richtlinien-Broschüre ist bei den kontoführenden Kreditinstituten erhältlich. Die Anwendung der „4c-Skala“ zur Produktion von Zahlungsverkehrsvordrucken ist nicht zulässig.

Überarbeitung der Richtlinien für Zahlungsverkehrsvordrucke

Die Deutsche Kreditwirtschaft hat sich auf eine Aktualisierung der „Richtlinien für einheitliche Zahlungsverkehrsvordrucke (2009)“ einschließlich dem "Merkblatt (2013) – Aktualisierung zu den Richtlinien für einheitliche Zahlungsverkehrsvordrucke (2009) geeinigt.

Aufgrund der EU-Verordnung (EG) Nr. 260/2012 (vom 30.3.2012) „Zur Festlegung der technischen Vorschriften für Überweisungen und Lastschriften in Euro und zur Änderung der Verordnung (EG) Nr. 924/2009“ und des deutschen „SEPA-Begleitgesetzes“ entfallen die bisher im Inland  durch Verbraucher noch genutzten nationalen Überweisungsvordrucke mit Kontonummer und Bankleitzahl ab dem 1. Februar 2016.

Zudem brauchen die Zahlungsdienstenutzer seit dem 1. Februar 2016 auch bei grenzüberschreitenden Zahlungen in Euro im Europäischen Wirtschaftsraum nicht mehr obligatorisch den BIC anzugeben. Weiterer Anpassungsbedarf ergibt sich im Bereich der Scheckvordrucke aufgrund der Umstellung der zwischenbetrieblichen Scheckverrechnung auf das XML-Format, erkennbar durch die Aufnahme IBAN an Stelle der Kontonummer. Diese Änderungen treten zum 21. November 2016 in Kraft.

Ab dem 21. November 2016 dürfen Scheckvordrucke nur noch nach den neuen Richtlinien hergestellt werden.

Mit Ausnahme der Überweisungs-/Zahlscheinvordrucke mit Kontonummer und Bankleitzahl können die Altbestände aller Zahlungsverkehrsvordrucke aufgebraucht werden.

Die neuen „Richtlinien für einheitliche Zahlungsverkehrsvordrucke (2016)“ enthalten im Wesentlichen folgende Änderungen:

  • Herausnahme der Überweisungs-/Zahlscheinvordrucke mit Kontonummer und Bankleitzahl
  • Anpassung der Überweisungs-/Zahlscheinvordrucke in Bezug auf den Wegfall der verpflichtenden Angabe des Business Identifier Code (BIC) durch den Kunden
  • Integration des "Merkblattes (2013) – Aktualisierung zu den Richtlinien für einheitliche Zahlungsverkehrsvordrucke (2009)"
  • Ergänzung einer optionalen Variante zur Angabe der IBAN des Zahlers beim Zahlungsauftrag im Außenwirtschaftsverkehr  
  • Umstellung auf Scheckvordrucke mit Angabe der IBAN

Die Richtlinie wurde zudem um ein Merkblatt mit Nutzungshinweisen zur optionalen Verwendung von Quick Response Codes (QR-Codes) zum Andruck auf Zahlscheinvordrucken und auf Rechnungen ergänzt. Dieser ermöglicht Nutzern eine automatisierte Übernahme von Rechnungsinformationen aus SEPA-Überweisungs-/Zahlscheinvordrucken für die einfache Erfassung von Überweisungsdaten. Der hier zur optionalen Anwendung empfohlene QR-Code basiert auf den technischen Empfehlungen des European Payments Council.

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